Cuando alguien contacta con nosotros para hacer una página web es bastante habitual que, de entrada, nos pregunten cuánto va a costar el proyecto. Es una duda completamente lógica y nosotros mismos la tendríamos si estuviéramos al otro lado. Nada que objetar al respecto.
Sin embargo, casi nunca respondemos con una cifra inmediata porque antes necesitamos algunos detalles sobre lo que tenemos delante. Puede parecer una forma de retrasar la respuesta, pero en realidad ocurre justo lo contrario. Cuanto mejor comprendamos las necesidades del proyecto, más fácil será preparar una propuesta realista y evitar malentendidos más adelante.
Hay ocasiones en las que la valoración es relativamente sencilla, porque se parece bastante a otros trabajos que ya hemos desarrollado anteriormente. Sin embargo, otras veces necesitamos profundizar bastante más antes de poder calcular las horas de trabajo que implicará, ya que pequeños detalles pueden cambiar por completo el alcance de una web.
Más de una vez nos han entrado trabajos que inicialmente parecían una web corporativa sencilla y que, tras unas cuantas conversaciones, terminaron revelando necesidades mucho más complejas. También casos justo en sentido contrario, donde alguien llegaba convencido de que necesitaba una web completamente nueva y descubrimos que lo más razonable era aprovechar gran parte de lo que ya tenía.
Por eso, antes de hablar de diseño, colores, tipografías o referencias visuales, hay una serie de cuestiones que necesitamos aclarar. Son las que nos permiten entender mejor el trabajo que tenemos delante y preparar un presupuesto coherente con lo que habrá que desarrollar después.
¿Qué quieres conseguir con la web?
Una de las primeras cosas que solemos preguntar al cliente es qué quieres conseguir con la web. Parece una cuestión bastante sencilla, pero muchas veces es la que más información nos aporta.
La gente suele pedir una web, pero una web no es un objetivo, es una herramienta. Lo importante es entender para qué la necesita. No es lo mismo una empresa que busca una presencia básica en internet que otra que quiere captar clientes a través de buscadores, vender productos o dirigirse a un mercado internacional.
Además, no siempre la respuesta está clara desde el principio. En ocasiones el propio cliente sabe que necesita una web, pero todavía no ha tenido ocasión de reflexionar sobre qué espera conseguir con ella. Simplemente entiende que hoy en día es conveniente tener presencia en internet, algo que compartimos, pero entre tener una web y saber qué papel va a desempeñar dentro de un negocio hay un trecho importante.
Desde fuera todas pueden parecer simplemente una página web, pero detrás de cada caso suele haber necesidades muy diferentes. Y cuanto antes entendamos cuáles son, más fácil será plantear una solución adecuada y valorar correctamente el trabajo que habrá que realizar.
Saber desde dónde partimos
Una vez entendemos qué pretende conseguir el proyecto, la siguiente cuestión suele ser tan sencilla como saber desde dónde partimos.
Hay empresas que llegan con una identidad corporativa consolidada, fotografías profesionales, textos preparados e incluso una estructura bastante clara de lo que quieren mostrar. Otras se encuentran en un momento diferente y todavía necesitan elaborar parte de esos materiales antes de que la web pueda tomar forma.
Esto no es ni mejor ni peor, simplemente nos ayuda a entender qué trabajo habrá que realizar y qué recursos existen ya. No es lo mismo desarrollar una página web con todos los contenidos preparados que comenzar desde una idea general y tener que definir también los textos, las imágenes o incluso la propia identidad corporativa.
No es extraño que una empresa tenga claro lo que quiere contar y todavía no disponga de los materiales necesarios para hacerlo. También ocurre justo lo contrario. Hay negocios que cuentan con abundante información, fotografías o documentación acumulada durante años y necesitan ayuda para organizarla y convertirla en contenido útil para la web.
Los textos suelen ser un buen ejemplo de ello. Muchas veces existe información sobre la empresa, pero eso no significa necesariamente que esté lista para convertirse en contenido web. Lo mismo ocurre con las fotografías, ya que hay proyectos que cuentan con material propio perfectamente utilizable y otros que necesitan recurrir a bancos de imágenes o a profesionales especializados para obtenerlo.
Conocer estos aspectos desde el principio nos ayuda a entender mejor qué hará falta para desarrollar el trabajo y quién se encargará de cada parte del proceso.
¿Qué tendrá que hacer la web?
Cuando ya tenemos claros los objetivos y sabemos desde dónde partimos, necesitamos pasar a definir qué tendrá que hacer la web. Es una parte importante porque dos proyectos que pueden parecer muy similares a simple vista a veces requieren cantidades de trabajo diferentes.
Por ejemplo, alguien puede decirte que necesita una página corporativa relativamente sencilla y ser así, mientras que otras veces el proyecto requiere una tienda online, una plataforma de formación, un sistema de reservas o la integración con herramientas externas que ya forman parte de su actividad diaria. Desde fuera todo puede parecer lo mismo, pero el trabajo que hay detrás es muy distinto.
También necesitamos saber qué estructura tendrá la web. Hay proyectos que funcionan perfectamente con unos pocos apartados y otros que necesitan decenas de páginas, catálogos extensos o sistemas de organización más complejos. Lo mismo ocurre con las funcionalidades. Una cosa es mostrar información y otra muy distinta permitir reservas, vender productos, gestionar cursos online o conectar la web con herramientas que la empresa ya utiliza en su día a día.
Los idiomas son otro buen ejemplo, y no es sólo una cuestión de traducir textos. Muchas veces condicionan la forma en que planteamos el proyecto desde el principio y también el trabajo necesario para mantenerlo en el futuro. Tampoco es lo mismo recibir las traducciones ya preparadas que tener que coordinarlas durante el desarrollo.
Además, las respuestas suelen generar nuevas preguntas. Nos ocurre con frecuencia que una necesidad aparentemente sencilla termina revelando otras cuestiones que no habían aparecido en la conversación inicial. No porque el cliente intente ocultarlas, sino porque forman parte de su día a día y las da por supuestas.
Nos ha ocurrido recibir consultas que parecían bastante sencillas y descubrir después que las necesidades reales eran muy distintas. Recordamos especialmente un proyecto que inicialmente nos llegó como una web para vender entradas de eventos. Conforme avanzó la conversación descubrimos que lo que realmente necesitaba el cliente era una plataforma mucho más compleja para gestionar artistas, eventos y ventas desde un mismo lugar, algo similar a Ticketmaster.
La verdad es que esto que comentamos no son situaciones excepcionales. Muchas veces el propio cliente describe el resultado que espera obtener, algo completamente normal, y es durante las reuniones cuando vamos descubriendo todo lo que hay detrás.
Cuando ya existe una web
Todo lo anterior suele aplicarse cuando hablamos de una página web que va a desarrollarse desde cero. Sin embargo, una parte importante de los trabajos que recibimos ya cuentan con una web previa.
En esos casos el proceso cambia un poco. Antes de empezar a hacer determinadas preguntas preferimos analizar qué existe ya, cómo está planteado el proyecto y qué problemas intenta resolver el cliente con el nuevo desarrollo.
En ocasiones la necesidad es evidente, como puede ser una web que se ha quedado desactualizada, un diseño que ya no representa a la empresa o una estructura que ha ido creciendo sin demasiado orden. Otras veces la situación es menos clara y lo que inicialmente parece una necesidad de empezar desde cero termina resolviéndose mediante una reorganización del contenido, una mejora técnica o un rediseño de lo existente.
Nos hemos encontrado con clientes que llegaban convencidos de que necesitaban una web completamente nueva y terminaron invirtiendo menos dinero porque la solución pasaba por darle un lavado de cara al portal y mejorar algunos aspectos técnicos.
Por este motivo solemos pedir acceso a la web actual o, al menos, revisarla con cierta calma antes de preparar una propuesta. Muchas veces la propia web ya responde algunas de las preguntas que haríamos en un proyecto nuevo y también nos ayuda a detectar otras cuestiones que no habían aparecido en la conversación inicial.
Esto no significa que dejemos de hacer preguntas, simplemente cambia el orden de las cosas. Primero intentamos entender qué tenemos delante y después profundizamos en aquellos aspectos que siguen siendo necesarios para definir correctamente el trabajo.
Una web y una estrategia online no son lo mismo
Hay otro aspecto que suele aparecer con frecuencia durante estas conversaciones y tiene que ver con lo que esperamos conseguir una vez que la web esté publicada. Porque tener una web y trabajar la visibilidad online son dos cosas relacionadas, pero no son exactamente lo mismo.
Es normal que alguien quiera una página web porque desea tener más visibilidad, captar clientes o llegar a nuevos mercados. Pero en ocasiones se mezclan conceptos diferentes que conviene separar desde el principio.
Del mismo modo que abrir una tienda física no implica que los clientes vayan a entrar automáticamente por tu puerta, publicar una web tampoco significa que vaya a posicionarse por sí sola en buscadores o que empiece a generar contactos desde el primer día.
Si un proyecto necesita una estrategia de posicionamiento, campañas publicitarias, generación de contenidos o acciones de comunicación específicas, preferimos plantearlo de forma independiente al propio desarrollo web.
Por otro lado, aclarar este tipo de expectativas al inicio también nos ayuda a definir mejor el trabajo y a preparar una propuesta más ajustada a lo que realmente necesita el cliente.
Y, por supuesto, el presupuesto
Sabemos que hemos tardado en llegar hasta aquí, pero cuando todas estas cuestiones están claras es cuando podemos empezar a preparar al fin el precio de la web.
Aunque hemos estado hablando de preguntas todo el tiempo, al final, lo que necesitamos es traducir toda la información recopilada a algo mucho más sencillo: horas de trabajo. Horas de diseño, de desarrollo, de creación de contenidos, de coordinación o de cualquier otra tarea que el proyecto requiera.
Por eso insistimos tanto en determinadas preguntas que nos ayudan a definir el tamaño de la web. Todas esas decisiones terminan influyendo en el tiempo necesario para desarrollar el trabajo y, por tanto, también en el presupuesto.
Solemos decir «nada de paquetes, nada que no necesites» porque rara vez nos encontramos dos proyectos exactamente iguales Dos empresas del mismo sector pueden requerir soluciones completamente diferentes y no tendría sentido tratarlas como si fueran el mismo encargo.
El presupuesto no deja de ser la traducción de todas esas conversaciones, preguntas y decisiones previas a una estimación realista del tiempo que necesitaremos para desarrollar el proyecto. Todas esas preguntas existen por un motivo muy sencillo: necesitamos saber cuánto trabajo habrá que realizar para poder presupuestarlo de forma responsable.
